Werk dat zichzelf doet

Wat is automatiseren?

Stap 1 van 5

Automatiseren is een vaste regel laten uitvoeren door software: als dit gebeurt, doe dan dat. Bijvoorbeeld: als er een reservering binnenkomt, stuur dan een bevestiging en de dag ervoor een herinnering.

Het verschil met digitaliseren: bij digitaliseren werk je met een systeem in plaats van met papier. Bij automatiseren doet het systeem een stap zonder jou.

Voorbeelden uit de horeca

Stap 2 van 5

• Bevestiging en herinnering bij een reservering
• Inkoopfacturen uit je mail automatisch naar je boekhouding
• De dagomzet uit de kassa naar je boekhouding
• Een melding op je telefoon als de koeling te warm wordt
• Uren uit de prikklok naar de salarisadministratie

Wat mag het kosten?

Stap 3 van 5

Formule: tijd per keer × aantal keer per jaar × uurwaarde = wat automatiseren per jaar mag kosten

Rekenvoorbeeld met de voorbeeldzaak: elke dag 15 minuten overtikken, 300 dagen per jaar, is 75 uur. Doet een medewerker het, dan kost dat 75 × € 23,75 = € 1.781 per jaar. Kost een koppeling minder, inclusief onderhoud, dan levert het geld op.

Automatiseer liever niet als het proces nog vaak verandert, als een fout veel schade doet zonder dat iemand het merkt, of als het persoonlijk contact vervangt dat gasten juist waarderen.

Houd de regie

Stap 4 van 5

• Jij bent eigenaar van de accounts, niet je leverancier of adviseur.
• Schrijf op wat er automatisch gaat en wie het onderhoudt.
• Controleer de eerste weken elke dag of het goed gaat, daarna elke maand.
• Zorg dat nog iemand weet hoe je het uitzet als het misgaat.

Aan de slag

Stap 5 van 5