Digitaliseren zonder nieuwe rommel

Eerst het proces

Stap 1 van 5

Een nieuwe app lost een rommelig proces niet op. Dan heb je een rommelig proces in een app. Begin daarom met drie vragen: welk werk doen we nu, hoe vaak, en waar gaat het mis?

Tel je handwerk

Stap 2 van 5

Loop één week je eigen werk na en schrijf op wat je met de hand doet of overtikt. Bijvoorbeeld:

• Omzet uit de kassa overtikken in Excel of de boekhouding
• Pakbonnen en facturen op papier controleren
• Uren van medewerkers verzamelen voor de salarisadministratie
• Reserveringen uit telefoon, mail en sociale media bij elkaar zoeken
• Voorraad tellen op papier

Zet achter elk punt hoeveel tijd het per week kost. 6 uur per week is bij 50 weken al 300 uur per jaar.

Mens, hulpmiddel of systeem

Stap 3 van 5

Per proces kies je wie het werk doet: mensen, mensen met een hulpmiddel, of een systeem dat het zelf doet. Vaak is de middelste stap al genoeg.

• Voorraad: van tellen op papier naar tellen met een app. Volledig automatisch kan later.
• Rooster: van een whiteboard naar een roosterapp met verwachte drukte. Jij beslist nog steeds.
• Facturen: van papier naar een boekhoudpakket dat facturen uit je mail leest.

Een tool kiezen

Stap 4 van 5

• Werkt het samen met wat je al hebt, zoals je kassa, boekhouding en rooster?
• Van wie zijn de gegevens, en kun je ze meenemen als je stopt?
• Wat kost het per maand, ook als je groeit of meer medewerkers krijgt?
• Is er een proefperiode?
• Verwerkt de leverancier persoonsgegevens voor jou? Dan heb je volgens de AVG een verwerkersovereenkomst nodig.

Aan de slag

Stap 5 van 5